Análise SWOT: Como implementar em sua empresa?

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Muitos empresários e gestores de organizações se deparam com dificuldades ao montar diagnósticos que respaldam seus planejamentos estratégicos. E, se você está inserido nesse grupo, saiba que existem ferramentas analíticas que ajudam a entregar ótimos resultados. Entre elas, a análise SWOT.

Com ela é possível dispor de um método que possa avaliar fatores internos e externos de forma ampla. E, com o realismo das informações coletadas, você terá os suportes essenciais para as tomadas de decisões.

Quer saber mais sobre essa ferramenta? Neste artigo analisaremos a fundo a importância da análise SWOT dentro do ambiente empresarial. Para tanto, abordaremos não somente o conceito dessa matriz dentro planejamento estratégico, mas também os fatores que podem influenciar o desempenho de uma empresa.

Além disso, também colocaremos à sua disposição um exemplo prático para demonstrar a aplicação da ferramenta.

O que é análise SWOT?

O termo SWOT é um anagrama para as palavras Strength, Weakness, Opportunity and Threat, cuja tradução é: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Ela consiste em uma ferramenta para análise do cenário empresarial ou organizacional. Logo podemos dizer que a análise SWOT é usada como base para a gestão, bem como para o planejamento estratégico de empresas e corporações.

O desenvolvimento e difusão dessa técnica de análise é atribuído a Albert Humphrey, devido a sua liderança em importantes pesquisas na Universidade de Stanford. O pesquisador utilizou dados sobre as 500 maiores corporações do mundo (disponibilizado pela revista Fortune) a fim de criar um método que organizasse os principais fatores que envolvem uma empresa.

Portanto, o objetivo do SWOT consiste em efetuar análises internas e externas, identificar elementos chaves para o progresso da empresa e, assim, preparar diagnósticos qualitativos.

Vale lembrar ainda que a análise SWOT costuma ser mais presente entre a etapa de diagnóstico de problemas e a formulação de estratégias. Isso porque ela permite identificar todos os dados, controláveis ou não, que envolvem a empresa. Assim, o gestor que deseja ter uma visão estratégica do seu negócio, deverá ter essa ferramenta como base.

Mas para você entender melhor como funciona essa análise, veja a imagem abaixo. Nela você pode visualizar os quatro quadrantes da SWOT.

matriz swot

Enfim, como podemos ver, a elaboração gráfica dessa matriz é capaz de oferecer uma base bastante pragmática.

Entenda as estruturas da análise SWOT

Neste tópico analisaremos mais detalhadamente cada estrutura que compõe a análise SWOT. Aqui verificaremos como os gestores podem identificar cada quadrante no contexto de sua empresa, para que, finalmente, possam criar estratégias de otimização através de planos baseados em dados concretos.

Fatores internos

analise interna

Os fatores internos estão ligados às forças e fraquezas. Ou seja, eles indicam detalhes intrínsecos à empresa. Portanto apresentam pontos fortes já existentes na organização e pontos fracos que precisarão ser alterados ou trabalhados em função de uma melhoria.

  • A identificação dos pontos fracos coloca as desvantagens em cheque. Então eles permitem fazer um planejamento de alterações de comportamentos institucionais.
  • Uma análise realista permitirá aos gestores reconhecerem fatores internos que podem ser usados a favor ou contra a organização. Logo os elementos internos devem ser trabalhados em função de um objetivo.

Adiante você verá uma lista de fatores internos que podem ser identificados para análise de forças e fraquezas:

  1. O desempenho do setor de RH;
  2. O desempenho das equipes de colaboradores;
  3. Capacidade de operação/atendimento;
  4. Materiais e equipamentos (pontos fortes e fracos);
  5. Análise dos resultados do marketing.

Essa é uma lista generalizada, no entanto, em cada setor há fatores internos específicos que podem ser analisados. Em uma empresa com uma equipe de vendas, por exemplo, será importante que a performance seja avaliada. Então, se for preciso, peça um relatório e análises gráficas dos resultados de cada indicador de desempenho.

Exemplos de fatores internos que podem influenciar uma empresa são: a qualidade do treinamento para atendimento da equipe de vendas e a capacidade de negociação dos vendedores em situações de quebra das objeções do cliente.

A análise interna poderá colocar uma equipe bem treinada no quadrante da força. Já a dificuldade de negociação e de quebra às objeções do cliente durante a compra ou aquisição poderiam ser vistas como fraquezas. (Isso se, mesmo com um bom treinamento, o número de interessados nos planos e produtos é bem menor do que o esperado após as conversas de negociação. Caso contrário a fraqueza seria a qualidade do treinamento).

Fatores externos

Os fatores externos são todos os fenômenos exteriores à empresa, mas que tenha alguma relação com o seu desempenho. No método SWOT, fatores externos podem ser subdivididos entre os âmbitos do macro e microambiente:

Fatores externos ligados ao microambiente

  • Clientes: suas vontades específicas e impressões sobre a empresa.
  • Fornecedores: oscilações específicas do mercado, mas que podem afetar a relação entre empresa e fornecedores.
  • Concorrência: outras empresas do seu nicho de mercado que podem ter influência sobre seus clientes.
  • Treinamento: cursos e materiais disponíveis para as equipes de colaboradores que os capacitem a executar as tarefas relacionadas à sua função da forma ideal.

Fatores externos ligados ao macroambiente

  • Fatores externos ligados à política e leis, nos âmbitos municipais, estaduais e federais.
  • Fatores climáticos: tempestades ou qualquer desastre natural que possa influenciar diretamente ou indiretamente o acesso do público ou a operação dos negócios.
  • Pressões políticas de sindicatos ou organismos de classe que estejam afetando indiretamente os recursos humanos.
  • Fatores tecnológicos como a introdução de novas tecnologias. Nesses casos, mudanças de preços relacionadas a upgrades também são fatores externos consideráveis.

Um elemento externo que pode ser considerado uma oportunidade é a introdução de um novo tipo de tecnologia. Uma academia, por exemplo, pode adquirir um sistema de identificação biométrica para acesso ao local de exercícios. Isso dará maior segurança aos alunos, poderá ter o melhor controle dos horários de entrada e saída, etc.

Portanto, enquanto uma ameaça externa tem a probabilidade de prejudicar a lucratividade ou a reputação da empresa, uma oportunidade pode ser considerada um tipo de viabilização que beneficie a empresa a longo prazo, ajudando na lucratividade, na produção e na reputação do seu negócio.

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Por que a análise SWOT é tão importante?

A análise SWOT é uma ferramenta que permite a identificação de fatores essenciais para a vitalidade dos negócios. Ao ter essas perspectivas traduzidas em dados, é possível traçar planos estratégicos de crescimento empresarial. Essa matriz de planejamento estratégico permite, portanto, a geração de informações importantes e realistas sobre cada categoria analisada.

Por outro lado, a ferramenta também pode ser aplicada a organizações sem fins lucrativos. Na verdade, é um método que pode servir amplamente a empresas e entidades em geral, desde que funcionem com base em dinâmicas internas e externas.

5 dicas de como fazer sua análise SWOT?

Para realizar a análise das forças e fraquezas você poderá solicitar relatórios dentro da própria empresa. Muitas vezes, pessoas ligadas ao cotidiano do negócio, bem como seus colaboradores terão visões interessantes sobre os fatores internos a serem considerados.

Dica 1: Faça um estudo da empresa de acordo com os parâmetros definidos na análise SWOT. Você pode usar uma representação gráfica da matriz SWOT e enumerar, dentro de cada quadrante, as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, de acordo com a relevância.

Dica 2: Convoque uma reunião de equipe para obter mais dicas e insights sobre os fatores internos e externos que cercam a empresa

Dica 3: Analise as informações e faça um planejamento embasado nos dados obtidos, a fim de melhorar a performance organizacional.

Aqui vale lembrar que ter os dados corretos fará toda a diferença na hora de verificar as soluções. Se for preciso construa sua matriz de análise e mande imprimir os dados para serem apresentados.

Com a matriz pronta, convoque uma nova reunião. Você pode fazer um brainstorm para obter novas opiniões de soluções, melhorias e mudanças. Assim ficará mais fácil encontrar metas e criar planos de resolução para a empresa.

Dica 4: Defina políticas e medidas que permitam a resolução dos problemas identificados. Se possível crie um plano de ação. Por exemplo

  1. Melhorar o treinamento de equipes;
  2. Realizar contratação de novos colaboradores;
  3. Outras medidas de acordo com as necessidades de sua empresa.

Dica 5: Atue de acordo com o plano definido e crie um cronograma para avaliação das mudanças. O ideal é que você aguarde cerca de um trimestre (apesar de não ser regra) para verificar se as medidas tomadas foram eficazes e se trouxeram resultados para a empresa.

Exemplo de análise SWOT

Para mostrar, na prática, os aspectos da análise SWOT de forma ideal vamos usar, como exemplo, um restaurante de comida japonesa.

Forças (fator interno)

  • O restaurante possui um bom sushiman com experiência no tipo de cozinha oferecida;
  • Localização boa em um Shopping Center local;
  • Locais de estocagem de comida fresca com boa ambientação;
  • Ambiente privilegiado na praça de alimentação, capaz de atrair muitos clientes, especialmente em horários de refeições e aos finais de semana.

Fraquezas (fator interno)

  • A empresa não tem uma estratégia de marketing;
  • Não há um planejamento estratégico para o negócio crescer e criar novas unidades;
  • Não há uma organização adequada dos sistemas de pagamento dos fornecedores, nem um planejamento financeiro para a lucratividade;
  • O atendimento aos clientes é demorado;
  • A saída dos pratos também é demorada.

Oportunidades (fator externo)

  • Tipo de negócio favorável para a criação de franquias;
  • Localização próxima a atrações turísticas da cidade – em um Shopping próximo a um hotel que recebe muitos clientes de fora;
  • Oportunidade de ampliação do cardápio com maior variedade de iguarias oferecidas;
  • Possibilidade de elaboração de um plano estratégico para a criação de novas unidades.

Ameaças (fator externo)

  • Concorrência de uma famosa cadeia de restaurantes japoneses nas proximidades do hotel local;
  • A concorrência na praça de alimentação conta com preços interessantes e cardápios que podem atrair os clientes a outros tipos de cozinhas;

Nesse caso, o restaurante contou com uma boa estrutura de montagem. Porém sem um planejamento estratégico para expansão. Logo o proprietário precisará de um plano de negócios que conte com as oportunidades disponíveis para o crescimento da empresa e uma nova estratégia de marketing.

Após a análise de todos os fatores internos e externos é possível obter um diagnóstico preciso. A partir das análises feitas no diagnóstico será viável a montagem estratégias de crescimento e diferenciação frente à concorrência.

Como usar os dados da análise SWOT?

Os dados obtidos na análise SWOT permitirão traçar metas realistas para o negócio. No caso que citamos acima, as estratégias serão voltadas a um plano de marketing ideal, bem como a canalização dos investimentos a fim de viabilizar a criação de uma nova unidade.

Para tanto, também é importante desenvolver um planejamento financeiro através da contabilização de seus gastos com fornecimento versus os lucros obtidos com a venda dos produtos do restaurante.

A análise SWOT, independentemente do tipo de negócio, permitirá traçar planos para o futuro. Além disso, será possível incluir estratégias de melhoria, baseados nos fatores internos e externos que possam representar ameaças ou oportunidades.

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